Teamworks l Coworking Buenos Aires

A los líderes, por lo general, no les alcanzan el tiempo para cumplir con sus obligaciones y además concretar todos los planes e ideas que tienen para sus organizaciones y equipos.

Pero sobrecargarse de responsabilidades y tareas generalmente lleva también a la procrastinación. Concentrarse en una tarea y terminarla antes de pasar a la siguiente es una de las mejores recomendaciones para avanzar en el trabajo.

De acuerdo a El Observador, destinamos un 35% de la jornada laboral a tareas que no aportan nada.

“Dime qué haces con tu tiempo y te diré quién eres”, es una frase que repite seguido Santiago Álvarez de Mon, profesor del IESE y consultor de empresas y profesionales en temas de coaching, gestión de equipos y liderazgo.

Con esto quiere decir que si alguien piensa que el deporte es muy importante y, sin embargo, no se consigue meterlo en la agenda, debería plantearse que quizá no es tan importante como se cree. Y esta reflexión, según dice, debería servir para todos los aspectos de la vida.

El profesor del IESE cree que “muchas personas deberían plantearse no lo que hacen, sino lo que deberían dejar de hacer porque ya no les aporta nada. Quizá uno de los errores más destacados que cometemos es no saber delegar y asumir nuevas responsabilidades sin soltar las anteriores y sin dejar que otros las asuman como propias”. Este control sobre la agenda es esencial para controlar también nuestro tiempo.

Por eso, no hay que tener agendas “apelmazadas”. En su opinión, “hay que tener colchones que te permitan incluir imprevistos y que no te lleven a anular aquello que te hace vivir”.

La compañía de recursos humanos Nexian realizó un estudio interno a partir del cual concluyó que solo el 50% de la jornada laboral es 100% rentable, que un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etcétera.

También que consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora. Basta con sumar los minutos para llegar a la conclusión que apenas aprovechamos 40 minutos de cada hora completa.

Con estos datos, Nexian ha elaborado siete recomendaciones para incrementar los resultados de nuestro trabajo.

1. Identificar el problema: Tomar conciencia del problema e identificar las causas de la pérdida de tiempo. En algunos casos se debe a la falta de orden, o de planificación, a no saber decir “no”. Álvarez de Mon recomienda mirar la agenda de la última semana o del último mes y analizar todo lo que hemos hecho en ese tiempo: ¿A qué me dediqué? ¿Cómo  usé mi tiempo? Según el experto, se debe incluir todo en la agenda: ocio y familia, al igual que una reunión de trabajo.

2. Planificar y organizar: La falta de orden y de planificación es la primera responsable de dejar tareas sin terminar o sin entregar a tiempo. Defina objetivos y establezca prioridades antes de empezar. Planear significa definir las actividades que tienes que realizar para lograr lo que te has propuesto, y prever o anticipar las consecuencias que te ocasionaría no realizarlas.

3. Atajar “ladrones de tiempo”: “Estos pueden venir disfrazados de amables compañeros que vienen a invitarnos a un breve café, como una reunión mal planificada, o son los 200 e-mails que recibimos a diario”, indicó el experto a El Observador. Conviene, en estos casos, asignar un tiempo justo a cada tarea.

4. Urgente versus importante: Es necesario asegurarse de establecer las prioridades. Realice las tareas urgentes e importantes. Continúe luego por las importantes, pero no urgentes. Deje para el final las no importantes ni urgentes. Para poder diferenciar entre ambas, piense que siempre que dos tareas impliquen la misma cantidad de tiempo, es más urgente la de fecha límite anterior.

5. Aprender a delegar: Supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. En muchos casos es tarea pendiente, pues se confunde la acción de delegar con quitarse trabajo de encima o con que otros hagan por ti lo que es tu responsabilidad. Pero delegar no es “ordeno y mando”, sino que significa confiar en el equipo y darle las herramientas necesarias para hacer aflorar las máximas capacidades de todos los miembros, además de dirigirlas hacia la construcción de un objetivo común.

6. No postergar lo que no te gusta: Procrastinar significa en muchos casos hacer mil cosas para sentirnos más tranquilos, y tener una excusa para afrontar la tarea verdaderamente necesaria. La reconocida “regla de los dos minutos” dice que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hacela. Podés extender ese tiempo a 5 ó 10 minutos.

7. Enfocarse: La multitarea no vale para todas las actividades y los últimos estudios demuestran que reduce el nivel de concentración, de rendimiento intelectual y es una amenaza para la calidad del trabajo y la productividad. Por ejemplo, consultamos el mail unas 20 veces por hora y destinamos más de una hora al día a conversaciones, o reuniones, inútiles. En promedio, lleva seis segundos recibir un e-mail típico en la bandeja de entrada pero luego de leerlo suele llevar 25 minutos volver al estado de productividad anterior.

 

Fuente: iProfesional

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