Teamworks l Coworking Buenos Aires

La mayoría de los emprendedores hacen malabarismos con una inmensa cantidad de información en estos días: compromisos, reuniones, tareas pendientes y fragmentos de datos mentales dispersos por todos lados.

Un teléfono celular “inteligente” puede ayudar a organizar la vida del usuario a partir de ese atributo, la inteligencia, que lo eleva a la categoría de smartphone. Hay excelentes aplicaciones que pueden organizar todo lo que se pueda imaginar. Los siguientes programas están disponibles para organizar diferentes áreas de la vida, y la gran mayoría son gratuitas.

  • Proyectos

Ya sea que esté trabajando con un equipo o tratando de mantener en orden sus propios proyectos independientes, Trello proporciona un sistema intuitivo pero con muchas funciones para organizar ideas y hacer un seguimiento del progreso.

La aplicación divide su actividad en una serie de tableros. Dentro de cada tablero, crea una serie de listas. Y dentro de cada lista, agrega cualquier cantidad de tarjetas: elementos individuales que contienen texto, fotos, archivos, etc.

Puede etiquetar y codificar las tarjetas con códigos de colores y asignar fechas de vencimiento, y usted, y cualquier otra persona que invite, puede comentar las tarjetas para agregar pensamientos y actualizaciones.

Trello también tiene un sistema avanzado de automatización llamado Butler que ahora está disponible de forma nativa en algún nivel con todas las cuentas. Butler hace posible definir diferentes tipos de desencadenantes que luego causan acciones complejas.

Por ejemplo, puede hacerlo para que cada vez que se le otorgue a la tarjeta la etiqueta “Urgente”, Butler la coloque automáticamente en la parte superior de la lista, le dé la fecha de vencimiento de un día laboral en el futuro y le envíe un correo electrónico. A cualquier otra persona relevante para asegurarse de que la nota no se olvide.

Butler solo se puede configurar desde el sitio web de Trello o la aplicación de escritorio, pero una vez que se establezcan las reglas, también funcionarán dentro de la aplicación de Android.

Trello es gratuito con suscripciones opcionales de 5 dólares por mes y planes de negocios que desbloquean funciones adicionales, como archivos adjuntos más grandes, capacidades de administración e integraciones ilimitadas con otras aplicaciones de negocios.

  • Tareas pendientes

No hay escasez de herramientas para tomar listas en Android, pero cuando se trata de la organización de tareas serias, Any.do está por encima del resto. La aplicación presenta una interfaz limpia y fácil de navegar con muchas características útiles para hacer, organizar y, de manera crítica, progresar a través de todo tipo de listas.

La pantalla principal de Any.do separa en forma automática sus tareas en cuatro secciones predeterminadas: “Hoy”, “Mañana”, “Próximamente” y “Algún día” (aunque también tiene la capacidad de crear sus propias categorías personalizadas).

Puede arrastrar y soltar tareas entre las listas y adjuntar notas, archivos, audio grabado y recordatorios a cualquier elemento.  Incluso puede ver y administrar el calendario nativo de su dispositivo dentro de la aplicación, si lo desea, junto con sus tareas.

Any.do tiene algunos extras útiles, que incluyen una “barra de adición rápida” opcional que coloca las tareas del día actual en su panel de notificaciones, una variedad de “widgets” de pantalla de inicio bien diseñados y un inteligente sistema de alerta emergente para recordarle sobre llamadas perdidas.

La aplicación es gratuita con suscripciones individuales y grupales opcionales de 2 a 3 dólares por mes para funciones avanzadas, como recordatorios basados en la ubicación y archivos adjuntos ilimitados.

  • Notas

Si alguna vez siente que su cerebro podría usar algún almacenamiento complementario, Evernote es la aplicación que necesita. No es el programa para tomar notas de Android más simple que existe (por ejemplo, Keep de Google es muy sencilla) pero para cualquier persona que tenga un aluvión constante de datos entrantes variados, es la mejor opción con todas las funciones para reunir diferentes tipos de información y mantener todo organizado.

Evernote hace que sea fácil tomar notas desde su teléfono de varias maneras, ya sea escribiendo o hablando en la aplicación, a través de un “widget” de la pantalla de inicio, o mediante una barra de adición rápida basada en notificaciones opcional.

Con algunos planes también permite para reenviar correos electrónicos para su custodia y guardar páginas web completas desde su navegador móvil o de escritorio para futuras referencias.

Con un sistema robusto de edición de notas, cuadernos personalizables y etiquetas para la categorización de múltiples capas, Evernote es la aplicación para tomar notas para las personas que buscan una organización extrema.

La aplicación es gratuita con un servicio limitado o 8 dólares por mes para funciones más amplias, incluido el acceso sin conexión y la capacidad de reenviar correos electrónicos a sus notas. Los planes de negocios, mientras tanto, cuestan 15 dólares por usuario al mes.

  • Recordatorios al paso

Para recordatorios rápidos en el camino, no puede hacerlo mucho mejor que el Asistente de Google incorporado en su dispositivo, que está disponible en los dispositivos Android más actuales.

Intente presionar en forma prolongada la tecla de inicio o configurar la activación por voz para encontrarlo.  También puede configurar un acceso directo de la pantalla de inicio para el Asistente si instala esta aplicación complementaria.

Cuando necesite recordar algo en un lugar u hora en particular, dígale simplemente al Asistente qué es y cómo quiere que se lo recuerden.Por ejemplo, podría decir “recuérdame que compre naranjas cuando estoy en el supermercado”, “recuérdame que hable con Susana cuando llegue al trabajo” o “recuérdame que pida el envío del almuerzo a la oficina a las 11.00”. Cuando llega al momento o lugar adecuado, su teléfono, y cualquier otro dispositivo compatible en el que haya iniciado sesión, lo alertarán.

Si sólo necesita recordar algo y no quiere una alerta, simplemente dígale al Asistente que lo recuerde: “recuerda que el nombre de la esposa de González es Ana”, “recuerde que la contraseña de Wi-Fi de la oficina de Córdoba es ‘fernet123’”, y así sucesivamente.  Luego, cuando necesite recordar la información relacionada, todo lo que tiene que hacer es preguntar.

  • Gastos

Tratar de mantener un registro de los recibos de los gastos relacionados con el negocio es una de las grandes molestias de la vida. Ya sea que esté registrando gastos en una ruta o recibiendo facturas por correo electrónico, Expensify hace todo el trabajo organizativo por usted.

Sólo hay que escanear cualquier recibo físico dentro de la aplicación, y extraerá y registrará todos los detalles relevantes.  Para los estados de cuenta electrónicos, puede reenviarlos a una dirección específica y hacer que suceda lo mismo.

Expensify puede incluso categorizar y anotar sus gastos según las reglas personalizadas que cree. Y cuando se recopilan todos sus datos, puede organizarlos en informes de gastos listos para enviar o transmitir la información directamente a su software de contabilidad.

El servicio cuesta 5 dólares por mes o 9 dólares por usuario por mes para una suscripción de nivel empresarial que incluye funciones como la conciliación de tarjetas de crédito corporativas y la aprobación de múltiples etapas.

 

Fuente: iProfesional

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